Overview

Die HubSpot‑Integration verbindet HubSpot (CRM für Vertrieb, Marketing und Service) direkt mit dem Workflow‑Builder von click.tools. Kundenseitige Automationen können so auf neue Kontakte reagieren – und umgekehrt. Dieses Release enthält einen Instant‑Trigger und fünf Aktionen für die häufigsten, kontaktzentrierten Vorgänge: Erstellen, Finden, Abrufen per ID, Suche nach E‑Mail und Zuordnen zu Unternehmen oder Deals.

Über die Integration

Die Integration besteht aus zwei Teilen:

• Trigger (HubSpot → Workflows): Ein Instant‑Trigger – Neuer Kontakt erstellt.
• Aktionen (Workflows → HubSpot): Fünf Aktionen – Kontakt erstellen, Kontakt finden, Kontakt per ID abrufen, Kontakt per E‑Mail suchen, Zuordnung erstellen.

Trigger und Aktionen sind Premium‑Funktionen.

Einrichten der HubSpot‑Verbindung

Bevor ein HubSpot‑Trigger oder eine HubSpot‑Aktion ausgeführt werden kann, muss die Integration verbunden werden. Die Verbindung erlaubt es Workflows, sicher auf Ihr HubSpot‑Portal zu lesen und zu schreiben.

Verbinden über den Workflow‑Builder (empfohlen)

• Öffnen Sie Automation → Workflows und wählen Sie einen bestehenden Workflow oder erstellen Sie einen neuen.
• Fügen Sie einen HubSpot‑Trigger oder eine HubSpot‑Aktion hinzu – suchen Sie im Apps‑Tab nach HubSpot.
• Wählen Sie einen HubSpot‑Trigger oder eine Aktion aus.
• Klicken Sie auf der Action‑Card auf „Jetzt verbinden“.
• Melden Sie sich per OAuth bei HubSpot an und autorisieren Sie das Portal sowie die benötigten Berechtigungen (Contacts: read/write, Associations).
• Klicken Sie auf „Speichern“, um die Verbindung abzuschließen.

Alternativer Pfad: Verbinden über Einstellungen

• Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen.
• Suchen Sie HubSpot und klicken Sie auf „Verbinden“.
• Authentifizieren Sie sich per OAuth und autorisieren Sie das Portal.

Liste der Trigger

Dieses Release enthält einen Trigger. Weitere Trigger (z. B. zu Deal‑Phasen oder Ticket‑Ereignissen) sind geplant.

• Neuer Kontakt erstellt – Feuert, wenn in HubSpot ein neuer Kontakt angelegt wird. Liefert die vollständige Kontakt‑Payload inklusive Standard‑ und benutzerdefinierter Eigenschaften.

Liste der Aktionen

• Kontakt erstellen – Legt einen neuen Kontakt in HubSpot an. Standardfelder: E‑Mail, Vorname, Nachname, Telefon. Benutzerdefinierte Eigenschaften werden unterstützt.
• Kontakt finden – Sucht einen Kontakt nach Record‑ID, E‑Mail oder Filter. Gibt passende Kontakte zur weiteren Verzweigung zurück.
• Kontakt per ID abrufen – Ruft den aktuellen Zustand eines Kontakts anhand der HubSpot‑Record‑ID ab. Nützlich in langlaufenden Workflows.
• Kontakt per E‑Mail suchen – Exakte E‑Mail‑Suche; das kanonische Dedupe‑Pattern. Gibt den Kontakt zurück, falls gefunden, oder nichts für den Create‑Pfad.
• Zuordnung erstellen – Verknüpft einen bestehenden Kontakt mit einer Firma, einem Deal oder Ticket. Die Beziehung ist in HubSpot bidirektional sichtbar.

Beispiel: Trigger einrichten (Neuer Kontakt erstellt)

Diese Anleitung richtet einen Workflow ein, der bei jedem neu in HubSpot erstellten Kontakt ausgelöst wird und die Kontakt‑Payload für alle nachfolgenden Schritte nutzt.

Schritt 1: Trigger hinzufügen

• Öffnen Sie den Workflow und klicken Sie auf „Trigger hinzufügen“.
• Wechseln Sie zum Apps‑Tab und suchen Sie nach HubSpot.
• Wählen Sie „Neuer Kontakt erstellt“ aus der HubSpot‑Triggerliste.

Schritt 2: Trigger konfigurieren

• Name des Workflow‑Triggers – geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung, z. B. „Neuer HubSpot‑Lead“.
• Filter (optional) – beschränken Sie nach Lifecycle‑Stage, Quelle oder beliebigen Kontakt‑Eigenschaften, damit nur relevante Kontakte eingeschrieben werden.

Schritt 3: Trigger testen

• Klicken Sie im Panel „Trigger testen“ auf „Find New Records“.
• Das System holt die zuletzt passenden Kontakte aus HubSpot.
• Wählen Sie im Dropdown „Records — Select Mapping Reference“ einen der zurückgegebenen Datensätze. Damit wird das Payload‑Schema für nachfolgende Schritte festgelegt.
• Klicken Sie auf „Save Trigger“, um den Vorgang abzuschließen.

Beispiel: Aktion einrichten (Kontakt erstellen)

Dieses Beispiel erstellt einen HubSpot‑Kontakt aus einer Formular‑Einsendung – das häufigste Inbound‑Flow‑Szenario.

Schritt 1: Aktion hinzufügen

• Fügen Sie im Workflow einen neuen Schritt hinzu.
• Öffnen Sie den Apps‑Tab und wählen Sie HubSpot.
• Wählen Sie „Kontakt erstellen“ aus der Aktionsliste.

Schritt 2: Verbinden (nur beim ersten Mal)

• Ist die Integration noch nicht verbunden, klicken Sie auf der Action‑Card auf „Jetzt verbinden“.
• Authentifizieren Sie sich per HubSpot OAuth und autorisieren Sie das Portal.

Schritt 3: Aktion konfigurieren

• Name der Aktion – z. B. „HubSpot Kontakt erstellen“.
• E‑Mail (erforderlich) – nutzen Sie eine Inline‑Variable, z. B. {{contact.email}}. E‑Mail ist der kanonische Dedupe‑Key in HubSpot.
• Vorname – Mapping aus dem Kontakt‑ oder Formular‑Payload, z. B. {{contact.first_name}}.
• Nachname – Mapping aus dem Kontakt‑ oder Formular‑Payload.
• Telefon – optional. Mapping aus dem Kontakt‑Datensatz oder Formularfeld.
• Benutzerdefinierte Eigenschaften – jede in HubSpot definierte Eigenschaft des Contact‑Objekts kann gemappt werden. Definieren Sie die Property zuerst in HubSpot; unbekannte Property‑Namen werden beim Absenden verworfen.

Schritt 4: Immer zuerst "Kontakt per E‑Mail suchen" ausführen

• Um Duplikate zu vermeiden, platzieren Sie vor „Kontakt erstellen“ immer eine Aktion „Kontakt per E‑Mail suchen“ und verzweigen Sie: gefunden → bestehenden Datensatz verwenden oder überspringen; nicht gefunden → „Kontakt erstellen“ ausführen. E‑Mail ist der kanonische Dedupe‑Key und dieses Zwei‑Schritt‑Pattern ist die wichtigste Hygiene‑Regel für Inbound‑CRM‑Flows.

Schritt 5: Speichern und Ausgabe nutzen

• Klicken Sie auf „Save action“. Die neue Kontakt‑ID und der vollständige Datensatz stehen als Workflow‑Output‑Variablen zur Verfügung. Fügen Sie danach direkt eine „Zuordnung erstellen“‑Aktion hinzu, um den Kontakt mit einer Firma oder einem Deal zu verknüpfen.

Wie man Trigger und Aktion testet

Testen Sie immer vor der Veröffentlichung. Tests fixieren das Payload‑Schema und liefern einen realen Datensatz zum Mapping für nachfolgende Schritte.

Trigger testen

• Im Trigger‑Panel auf „Find New Records“ klicken.
• Einen aktuellen Kontakt als Mapping‑Referenz auswählen.
• Prüfen, ob das Panel „Trigger Data Response“ die Felder zeigt, die Sie verwenden möchten.

Aktion testen

• Im Action‑Panel auf „Test Action“ klicken.
• Die Aktion wird gegen das live HubSpot‑Portal mit Beispielwerten ausgeführt.
• Prüfen Sie, ob der Kontakt in HubSpot mit den erwarteten Eigenschaften erscheint.
• Bei Fehlern Mapping (insbesondere benutzerdefinierte Eigenschaftsnamen) prüfen und erneut testen. Ist alles korrekt, Aktion speichern und einen vollständigen Workflow‑Test vor der Veröffentlichung durchführen.

Häufige Anwendungsfälle

Use Case 1: Formular → Kontakt mit Dedupe

Ziel: Inbound‑Leads in HubSpot erfassen, ohne Duplikate zu erzeugen.

• Trigger: Formular‑Einsendung
• Aktion: Kontakt per E‑Mail suchen
• Bedingung: gefunden → Create überspringen; nicht gefunden → fortfahren
• Aktion: Kontakt erstellen (Formular‑Daten auf E‑Mail, Vorname etc. mappen)
• Optional: Zuordnung zu Firma oder Deal erstellen

Beispiel: Ein Interessent füllt ein Kontaktformular aus. Der Workflow prüft per E‑Mail, ob bereits ein Kontakt existiert; ist dies der Fall, wird die Erstellung übersprungen. Andernfalls wird ein neuer Kontakt angelegt und ggf. mit einer Firma verknüpft.

Use Case 2: CRM → Workflows Zwei‑Wege‑Sync

Ziel: Jeden neuen HubSpot‑Kontakt in das click.tools‑CRM spiegeln und die Datensätze synchron halten.

• Trigger: Neuer Kontakt erstellt (HubSpot)
• Aktion: Kontakt in click.tools finden (z. B. per E‑Mail)
• Aktion: Kontakt in click.tools erstellen/aktualisieren mit HubSpot‑Daten

Beispiel: Jeder Kontakt, der in HubSpot entsteht – z. B. durch ein HubSpot‑Formular, manuelle Eingabe oder eine andere Integration – wird automatisch in das click.tools‑CRM gespiegelt (E‑Mail, Name, Telefon, Lifecycle‑Stage).

Use Case 3: Kontakt → Firmen‑Zuordnung bei Signup

Ziel: Vertrieb sofort den Firmenkontext bereitstellen, wenn ein Lead eintrifft.

• Trigger: Formular‑Einsendung
• Aktion: Kontakt per E‑Mail suchen (Dedupe)
• Aktion: Kontakt erstellen (falls nötig)
• Aktion: Firma finden oder ableiten (z. B. per E‑Mail‑Domain)
• Aktion: Zuordnung erstellen (Kontakt → Firma)

Beispiel: Ein Lead von acme.com sendet ein Demo‑Formular. Der Workflow findet oder erstellt den Kontakt, sucht Acme Inc. und verknüpft den Kontakt mit der Firma, sodass der Account‑Context sofort sichtbar ist.

FAQ

Q: Was ist HubSpot?
A: HubSpot ist ein CRM‑System zur Verwaltung von Kontakten, Firmen, Deals und Tickets. Die kostenlose CRM‑Stufe ist weit verbreitet; kostenpflichtige Hubs bieten zusätzliche Funktionen.

Q: Benötige ich einen kostenpflichtigen HubSpot‑Plan für die Integration?
A: Nein. Die Integration funktioniert mit der kostenlosen HubSpot‑CRM‑Stufe. Einige HubSpot‑seitige Funktionen (z. B. In‑HubSpot‑Workflows oder bestimmte Property‑Typen) erfordern ggf. einen kostenpflichtigen Plan – diese Einschränkungen stammen von HubSpot, nicht von click.tools.

Q: Sind diese Aktionen Premium‑Workflow‑Aktionen?
A: Ja. Alle fünf Aktionen sind als Premium markiert und verbrauchen Premium‑Action‑Credits gemäß dem Standard‑Automation‑Tarif.

Q: Ist der Trigger "Neuer Kontakt erstellt" Instant oder polled?
A: Instant – er wird über einen HubSpot‑Webhook realisiert. Workflows werden innerhalb weniger Sekunden nach Erstellung des Kontakts eingeschrieben.

Q: Wie funktioniert die Deduplikation in HubSpot?
A: E‑Mail ist der kanonische Dedupe‑Key. Verwenden Sie "Kontakt per E‑Mail suchen" vor "Kontakt erstellen", um doppelte Datensätze zu vermeiden. Das ist das wichtigste Pattern für Inbound‑Flows.

Q: Kann ich benutzerdefinierte HubSpot‑Properties per "Kontakt erstellen" setzen?
A: Ja. Jede auf dem HubSpot Contact‑Objekt definierte Property (Standard oder Custom) kann gemappt werden. Definieren Sie Custom‑Properties zuerst in HubSpot; unbekannte Property‑Namen werden beim Absenden verworfen.

Q: Was ist der Unterschied zwischen "Kontakt finden", "Kontakt per ID abrufen" und "Kontakt per E‑Mail suchen"?
A: "Kontakt finden" ist ein flexibles Lookup (ID, E‑Mail, Filter). "Kontakt per ID abrufen" ist der schnellste Weg, wenn Sie die Record‑ID bereits haben. "Kontakt per E‑Mail suchen" ist die auf Dedupe ausgerichtete exakte E‑Mail‑Suche. Nutzen Sie Search für Inbound‑Formulare, Get by ID zum Aktualisieren in langlaufenden Flows und Find bei Bedarf an flexiblen Filtern.

Q: Was macht "Zuordnung erstellen"?
A: Die Aktion verknüpft einen Kontakt mit einem anderen HubSpot‑Datensatz (typischerweise Firma, Deal oder Ticket) über HubSpots Association‑Typen. Die Beziehung ist zweiseitig und in beiden Datensätzen sichtbar.

Q: Kann ich Workflow‑Variablen in beliebigen Feldern verwenden?
A: Ja. Alle Felder unterstützen Inline‑Variablen, einschließlich dynamischer Helfer wie {{right_now.minute}} und {{contact.email}}.

Q: Was passiert, wenn "Kontakt erstellen" fehlschlägt (z. B. wegen einer ungültigen E‑Mail)?
A: Die Aktion gibt den Fehler im Workflow‑Execution‑Log aus, und der Workflow läuft je nach Verzweigung weiter. Fügen Sie eine Fallback‑Verzweigung hinzu, wenn nachfolgende Schritte von einem erfolgreichen Create abhängen.

Q: Feuert der Trigger auch für Kontakte, die durch andere Integrationen in HubSpot erstellt wurden?
A: Ja. "Neuer Kontakt erstellt" feuert für jeden in HubSpot angelegten Kontakt – durch Formulare, manuelle Eingabe oder andere Integrationen. Nutzen Sie Trigger‑Filter, um bei Bedarf nach Quelle oder Lifecycle‑Stage einzuschränken.