Inbound-Email-Trigger für Workflows

Was ist neu?

Sie können jetzt einen Workflow starten, sobald eine eingehende E‑Mail in Ihrem Postfach eingeht. Das umfasst Erstkontakte von neuen Absendern, Nachrichten von bestehenden Kontakten und—wenn aktiviert—Antworten innerhalb bestehender Threads. So lassen sich Lead-Erfassung, Routing, Support‑Intake und Follow‑Ups automatisieren, sobald eine E‑Mail ankommt.

Warum das wichtig ist

Jede eingehende E‑Mail kann ein potenzieller Lead, eine Supportanfrage oder ein Geschäftsfall sein. Der Inbound‑Email‑Trigger erfasst E‑Mails sofort beim Eingang, einschließlich Erstnachrichten von Personen, die noch nicht in Ihrem CRM vorhanden sind. Vertriebs‑Teams können so Kaltanfragen automatisch routen und beantworten, Support‑Teams eingehende Anfragen ohne manuelle Sortierung zuweisen, und Operations‑Teams Prozesse starten, sobald ein unterschriebenes Dokument oder ein Formular eingeht.

Wie es funktioniert

Der Trigger wird ausgelöst, wenn eine eingehende E‑Mail empfangen wird. Sie können die Auslösung mit Filtern einschränken: Postfach, Absender, CC, Betreff, Body, Anhänge und ob die Nachricht mit einem Workflow verknüpft war. Optional lässt sich die Ausführung auf neue E‑Mail‑Konversationen beschränken, um wiederholte Auslösungen bei Antworten im gleichen Thread zu vermeiden.

Verfügbare Filter

• Email Sent To / Mailbox – Passt auf das empfangende Postfach.
• From – Passt auf die E‑Mail‑Adresse des Absenders.
• CC – Prüft kopierte Empfänger.
• Subject – Passt auf die Betreffzeile.
• Body (plain text) – Prüft den reinen Textkörper der E‑Mail.
• Has Attachments – Prüft, ob Anhänge vorhanden sind.
• Replied to Workflow – Prüft, ob die E‑Mail aus einem bestimmten Workflow stammt.
• Contact Tag – Filtert danach, ob ein Kontakt ein bestimmtes Tag hat oder nicht.

Custom Value Picker

• {{message_id}} – Eindeutige Message‑ID der eingehenden E‑Mail.
• {{subject}} – Betreff der eingehenden E‑Mail.
• {{body_plain}} – Klartext‑Inhalt der E‑Mail.
• {{from.email}} – E‑Mail‑Adresse des Absenders.
• {{from.name}} – Anzeigename des Absenders.
• {{cc}} – CC‑Empfänger der eingehenden E‑Mail.
• {{inboundEmail.bodyFullPlain}} – Voller Body (inkl. Antwort‑Thread).

Wie man es benutzt

• Gehen Sie zu Automatisierungen → Workflows → Add Trigger und fügen Sie den Inbound‑Email‑Trigger hinzu.
• Fügen Sie Filter nach Postfach, Absender, Betreff, Inhalt, Anhängen oder Workflow‑Quelle hinzu.
• Speichern Sie den Trigger und fügen Sie anschließend Aktionen hinzu, z. B. Kontakt erstellen, zuweisen, taggen, Benachrichtigen oder beantworten.

Typische Anwendungsfälle

• Inbox‑Routing: Prüfen Sie, welches Postfach die E‑Mail erhalten hat, und leiten Sie sales@, support@ oder billing@ in unterschiedliche Workflow‑Pfade.
• Betreff‑basierte Zuweisung: Erfassen Sie E‑Mails mit Betreff wie „refund“ und routen Sie diese schneller.
• Anhangs‑Intake: Lösen Sie Workflows nur bei vorhandenen Anhängen aus, damit Teams sofort auf Formulare, Dokumente oder Nachweise reagieren können.
• First‑Touch‑Autoresponder: Nutzen Sie den Inhalt der eingehenden E‑Mail in nachgelagerten Aktionen, um eine kontextuellere Erstantwort zu senden.

Zusätzliche Hinweise

• Vollständige Erfassung von kalten Inbound‑E‑Mails wird für dedizierte E‑Mail‑Domains und Mailgun‑dedizierte Domains unterstützt. Gmail/Outlook Zwei‑Wege‑Sync, gemeinsame Domains und andere SMTP‑Setups unterstützen keine vollständige Erfassung aller kalten Inbound‑Mails.
• Dieser Trigger ist getrennt vom „Customer Replied“‑Trigger, sodass beide gleichzeitig existieren können. In einigen Fällen kann eine E‑Mail auf beide Trigger passen; Filter und die Einstellung zur Reply‑Verfolgung helfen, Überschneidungen zu steuern.
• Jedes Unterkonto sollte eine eigene dedizierte E‑Mail‑Subdomain verwenden. Die Wiederverwendung derselben Domain über mehrere Unterkonten kann zu unvorhersehbarem Inbound‑Routing führen.

Vorschau: